Les conf-call sont des réunions de travail par téléphone. Tous les participants sont donc en ligne et entendront les autres. L’avantage de ces réunions ? De sérieuses économies de temps et d’argent. La Conf-call est aussi le moyen de réunir des collaborateurs trop éloignés géographiquement. Plus de déplacements à rembourser ou de notes de frais exorbitantes en hôtels et en restaurants.
Mais attention, votre réunion peut vite tourner court si les participants ne vous écoutent que d’une oreille distraite ! Il sera donc nécessaire de capter leur attention. Voici 5 conseils pour réussir votre réunion téléphonique.
Choisissez les participants
- Ne dépassez pas six participants. Plus ils seront nombreux, plus le temps d’échange de chacun sera réduit et inefficace.
- N’invitez pas des collaborateurs avec un écart hiérarchique trop important, ils pourraient se sentir moins libre dans leur prise de parole.
- Ne pas dépasser ¾ d’heure. Vous risquez de perdre l’attention des participants.
Énoncez les règles
Au début de la réunion :
- Commencez par remercier les gens de leur présence.
- Parlez librement quelques instants avec eux. Créez une atmosphère de confiance.
Cela permettra à tout le monde de repérer les différentes voix.
- Énoncez le sujet de la réunion
- Donner les règles : chacun dit son nom avant de prendre la parole et doit écouter les autres.
Chaque intervention ne doit pas durer plus d’une minute.
- Annoncez le but de la réunion : à la fin du temps imparti une décision doit être prise.
- Demandez-leur s’ils ont tous bien compris les règles et s’ils sont d’accord avec l’objectif de la réunion.
Cadrez les discussions
Soyez maître de cette réunion. Il est essentiel de garder à l’esprit que vous devez conduire la discussion dans le sens que vous avez prévu au départ. En aucun cas vous ne devez laisser les discussions dériver. Tout le monde aurait l’impression agaçante de perdre son temps et cela ne sera nullement constructif.
Donnez la parole à chaque participant et veillez à ce qu’aucun ne monopolise trop longtemps la parole
Évitez les tensions
Le ton doit rester factuel. S’il monte en reproche, il faut vite ramener les intervenants au sujet de la réunion. Il faut donc que l’objet de cette conf-call soit simple et précis.
Captivez-les !
Il faut s’entraîner à adopter un ton captivant. Ni trop rapide pour ne pas perdre tout le monde, ni trop lent et monotone pour l’effet soporifique. Plus vous vous entraînerez, plus votre discours sera éloquent et convaincant. Pour vous perfectionner, enregistrez votre voix et analysez ce qui ne va pas pour travailler dessus. Des formations très efficaces vous permettront également de progresser, ce site propose notamment une excellente formation en matière de prise de parole au téléphone.
N’oubliez pas que la prise de parole, que ce soit au téléphone ou devant un public, nécessite de l’assurance et que la confiance en soi, ça se travaille !