Voilà une belle marque de confiance, votre boss vient de vous confier l’organisation de la prochaine réunion. Au passage, il vous a glissé un « Je sais que vous allez assurer ! » qui n’arrange pas votre niveau de stress. Voici notre plan infaillible pour mener votre réunion d’une main de maître !
Avant : 5 étapes pour une préparation réussie
Une réunion, ce n’est pas seulement une rencontre un jour J à une heure H. Pour que ce moment soit productif et efficace, il faut savoir le préparer et faire les bons choix. À vos stylos !
Le choix des participants. Inutile d’inviter la terre entière ! Les participants doivent être, soit par la fonction qu’ils occupent, soit par le rôle qu’ils devront jouer dans les objectifs ou les actions à mener, indispensables au bon déroulement de votre réunion. Évitez les invitations de vive voix. Préférez l’invitation par mail ou via un agenda partagé. Si vous n’avez pas reçu la confirmation de leur présence, relancez-les environ 48 h à l’avance, votre invitation est peut-être passée à la trappe.
Le choix du lieu. La question ne se pose pas vraiment si vous disposez d’une salle de réunion dans vos locaux – même si vos pouvez choisir d’innover. Si ce n’est pas le cas, pensez à un espace ni trop vaste, ni trop exigu. Il est impératif que chacun puisse se voir et soit à son aise pour s’exprimer. N’hésitez pas à vous montrer créatif. Le walk and talk et les réunions en extérieur font fureur aujourd’hui !
L’envoi de l’ordre du jour. C’est-à-dire, l’envoi de la liste des sujets à aborder, par le menu. Celui-ci doit être transmis suffisamment en avance pour laisser le temps aux participants d’en prendre connaissance en détail et éventuellement de préparer des éléments pour le jour J.
Le type de réunion. Avec l’ordre du jour, vous devez également clairement indiquer la nature de la réunion. C’est-à-dire le type de réunion : une réunion informative (sur l’état d’avancement d’un projet par exemple), participative (qui requiert des solutions, l’avis des participants), de travail…
Le temps de réunion. Vous devez enfin définir à l’avance la durée de la réunion et vous y tenir ! Une réunion qui s’éternise, rien de tel pour disperser l’attention des participants, certainement pressés par d’autres impératifs. Attention également à ne pas vouloir faire trop long. Vous ne maintiendrez pas l’attention de vos collaborateurs éternellement.
Pendant : endosser le rôle d’animateur !
Jour J. Vous voilà prêt à accueillir vos participants sur le lieu de rendez-vous. Un sourire, une poignée de main… Détendez-vous, respirez un bon coup, tout va bien se passer. Pour vous faciliter la tâche, quelques impératifs sont à respecter.
Énoncer le cadre de la réunion. À vous lancer la réunion. Et oui, le maître du jeu, c’est vous ! Pour structurer les échanges, expliquer le déroulement de la réunion. Rappelez l’ordre du jour, mais aussi les objectifs de la réunion.
Faire un tour de table. Chacun donne son nom, sa fonction et explique la raison de sa présence. C’est une étape qui permet de briser la glace entre des participants qui ne se connaissent pas nécessairement. Ainsi, les participants auront moins d’appréhension à prendre la parole et les échanges suivants seront plus fluides.
Commencer par le plus important. S’il y a un sujet urgent ou délicat à traiter, c’est par celui-ci qu’il faut commencer ! En début de réunion, les participants sont plus réceptifs ; en fin de réunion, vous risquez de ne pas avoir suffisamment de temps pour finir.
Équilibrer le temps de parole. Bien souvent, 2 ou 3 personnes ont tendance à monopoliser la parole. Si vous vous trouvez face à cette situation, c’est à vous que revient la responsabilité d’agir, en freinant les bavards et en allant « chercher » les plus timides. Une astuce : débuter par une question fermée et facile avant de développer : « Vous êtes d’accord M. Martin ? Pourquoi ? Vous avez une autre idée ? ».
Savoir conclure. Vous vous êtes engagé sur une durée de réunion, respectez-la au maximum ! Avant de clore la réunion, prenez quelques minutes pour récapituler les avancées de la session.
Après : formaliser et améliorer
Le compte-rendu. La réunion est terminée, mais reste encore une étape primordiale : le compte-rendu. Ne tardez pas pour le rédiger, il sera plus facile pour vous de retranscrire vos retours « à chaud ». Le compte-rendu doit reprendre en termes simples et hiérarchisés les différents points abordés au cours de la réunion : problèmes pointés, solutions apportées, questions… Une fois rédigé, diffusez-le aux participants. En utilisant un outil collaboratif, ils pourront éventuellement rajouter ou modifier des éléments.
Le questionnaire. C’est également le bon moment pour joindre un questionnaire à votre compte-rendu afin d’améliorer vos prochaines animations de réunion. Intérêt de la réunion, qualité des échanges, gestion du temps de parole, respect de la durée annoncée pour la réunion… demandez leur avis à vos interlocuteurs !