Rappelez-vous vos cours et les fameux « polycopiés » distribués par les professeurs. Pour accrocher votre auditoire et appuyer votre message, vous êtes tentés de faire de même. L’initiative est louable, encore faut-il qu’elle ne perturbe pas le déroulé de votre intervention. On vous explique comment.
Support physique : « doubler » votre impact…
Vous le savez, une prise de parole en public peut être passionnante, mais elle peut également s’avérer complexe, pleine de données chiffrées… Et loin de vous l’envie d’assommer votre auditoire. Vous vient alors l’idée de résumer votre propos sur un document à distribuer. Voilà qui est bien pensé : outre le fait de vous rassurer en vous donnant la possibilité de vous appuyer sur un support, le fait de transmettre des documents individuels (résumé, graphique, tableau…) permet trois choses :
– C’est une trace écrite de votre propos à laquelle peut se référer votre public, en cas de doute (malgré tous vos efforts, un moment d’inattention est toujours possible !) ;
– Vous donnez ainsi la possibilité à votre auditoire d’ajouter des notes sur le document, en temps réel ou ultérieurement ;
– Le fait d’avoir un support dans les mains double l’impact de vos mots. En étant entendu et lu, votre message a ainsi deux chemins d’accès pour se faire entendre.
…ou risquer le « décrochage » ?
La distribution de documents pendant votre exercice oral n’a pas que des avantages. En cause ? Le risque d’une dissolution de l’attention. En effet, si la distribution intervient au début ou au beau milieu de votre intervention, elle peut engendrer un flottement dans le déroulé de votre prise de parole, voire une perte de rythme. Visualisez la scène : les liasses de documents qui circulent de main en mains, qui glissent, un participant qui vous interpelle car il n’a pas la seconde partie… Vous avez connu plus confortable. Vous prenez également le risque que l’attention se porte désormais sur le papier plutôt que sur votre démonstration bien huilée…
La solution : une distribution maîtrisée
Que faire alors ? N’abandonnez pas l’idée de la distribution, mais cherchez à la maîtriser en ne laissant rien au hasard. Celle-ci doit être intégrée à l’avance à votre temps d’intervention. Tout d’abord, veillez scrupuleusement à ne pas manquer d’exemplaires. C’est tout bête, mais cela évitera des déconvenues, comme contraindre votre auditoire à suivre à plusieurs sur un même document. Intégrez également des temps de prise en main annoncés clairement : « Je vous laisse un moment pour prendre connaissance du graphique X, avant de reprendre.». Cela apporte un cadre. Concernant le contenu, optez pour un résumé synthétique, sans phrases longues qui mobiliseraient trop l’attention du lecteur/auditeur. Dans votre discours, veillez également à ne pas trop vous éloigner des informations données sur le papier pour que le public s’y retrouve facilement. Vous pouvez par ailleurs vous y référer, tout au long de votre intervention : « Vous retrouverez cette étude page 4 du document ». Le tour est joué.
Le parti-pris d’un envoi par mail
Une autre solution : remettre une synthèse à la fin de votre intervention, en main propre ou par mail. Dans ce cas, il suffit de l’annoncer dès l’entame de votre prise de parole pour que votre public ne soit pas tenté de prendre des notes. Confiant, il sait ainsi qu’il retrouvera les informations importantes noir sur blanc sans effort. Attention : prenez le temps de créer une mailing list de tous vos participants à l’avance ou prévoyez une feuille d’inscription pour n’oublier personne.