Président de séance, meneur de jeu… ces termes vous effraient ? Vous attirent ? Et si vous endossiez vous-même le rôle de chairman lors d’une conférence ? Un bon moyen de sortir (un peu) de votre zone de confort ! C’est le défi que nous vous proposons ce mois-ci. Mais comme nous sommes gentils (et pédagogues), voici les clés pour une mission réussie !
Respecter les horaires de début et de fin
En plus d’être maître du jeu, vous voilà maître du temps ! Gardez en tête qu’une séance qui porte ses fruits débute à l’heure, et ne déborde pas,. Il est primordial de se tenir à cette règle de base pour rester synthétique et claire dans l’esprit des participants. Vous avez préparé cette rencontre ? Tant pis pour les retardataires, vous avez un planning, vous devez vous y tenir !
Rappeler l’ordre du jour, présenter les participants
Pour que tout soit limpide, c’est d’abord à vous de prendre la parole. Au menu ? Un petit rappel de l’ordre du jour (cela installe le cadre !). N’oubliez pas de présenter brièvement vos différents intervenants (noms, fonctions, thème de l’intervention…). Tout d’abord pour leur donner une légitimité, mais surtout pour un gain de temps et de compréhension. Vous évitez ainsi un public qui se demande : “Mais qui est cette personne à droite qui acquiesce avec ardeur ?”
Rythmer la séance, pour aborder chaque point
La séance a débuté. Deux travers peuvent s’installer : un emballement sur un point qui s’allonge particulièrement, au détriment des autres ; une cadence un peu trop molle qui nuit à la compréhension générale du thème. Votre rôle est de donner du rythme à tout cela, en prévenant votre auditoire d’un changement de point, de l’avancée de la conférence… Pour cela, vous pouvez opter pour une intervention classique “Il est temps d’aborder maintenant…” ou bien choisir l’humour, si le sujet s’y prête, avec un jingle par exemple, un gong, une petite vidéo pour lancer chaque nouveau point…. À vous de trouver la transition adéquate pour terminer un point et débuter un autre (et maintenir le public alerte !).
Distribuer la parole équitablement
Une conférence est un peu à l’image de la vie quotidienne : certaines personnes parlent beaucoup, d’autres sont plus timides, d’autres encore parlent sans écouter les autres… C’est là aussi que se joue votre rôle. Pour que la rencontre soit la plus riche possible, à vous de repérer les inégalités de temps de parole et de remédier à cela, en relançant certains participants par exemple. Votre œil de lynx devra repérer les discrets et leur permettre de prendre la parole. Le plus facile étant de leur demander leur avis au cours d’un point soulevé. Enfin, si vous notez qu’un participant perd son calme, sa concentration, qu’il devient bavard… Il en est aussi de votre devoir de le recentrer : demandez-lui directement l’objet de son agitation. Peut-être a-t-il une question qui peut enrichir la discussion.
Conclure proprement la séance
Enfin, réservez-vous les quelques dernières minutes de la conférence pour reprendre la parole. Faites un point (très succinct) sur les principaux points traités au cours des échanges. Il est temps de dire merci et de clore la conférence. Bravo !