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[Prendre la parole à distance] Web conférence : un écran qui réduit la distance et le temps

On vous dit « prise de parole », vous pensez à une salle de réunion avec des collègues qui comptent leurs heures ? C’est que vous n’avez jamais testé la web-conférence, ce système de conférence en ligne rendue possible par une simple connexion et une web cam. Comment ça marche ? Est-ce utile pour vous ? On vous explique tout.

Un cadre virtuel pour un travail concret

Comme son nom l’indique, une web conférence est une conférence donnée par le biais d’Internet, entre participants (collègues, clients…) qui, eux, sont bien réels. L’appel vidéo, passé via une simple connexion permet d’ouvrir un dialogue, enrichi de tout l’arsenal du Web : partage de documents, de vidéos, messagerie, prise de notes en direct. Elle est la prolongation améliorée de la conférence call, un service audio reliant plusieurs interlocuteurs par téléphone, et de la visio-conférence, qui ajoutait l’image au son via des terminaux achetés ou loués dans ce seul but. Possible depuis son ordinateur sa tablette ou même son mobile, la web conférence est, de fait, beaucoup plus accessible.

Un format aux charmes multiples

Premier atout, la web conférence vous permet un gain de temps et d’argent : finis, les déplacements pour vos collaborateurs éloignés. Chacun peut bénéficier de ce lien depuis son lieu d’action, sans interrompre sa journée de travail, ni sa production. Imaginez ensuite les usages : voilà la possibilité d’entrer en contact rapidement avec toute votre équipe, de la motiver en temps réel, de vous tenir au courant des dernières avancées. Idem en cas d’urgence, vous voilà apte à réagir rapidement. Enfin, plus que jamais, face à un client, c’est la possibilité de présenter en direct un produit, dans une démonstration personnalisée.

Une prestation idéale, ça tient à quoi ?

Un nouveau format implique par conséquent de nouveaux réflexes. Première chose, optez pour une prise de parole disciplinée afin d’éviter la cacophonie : vous parlez, vous imposez un découpage et un temps consacré aux questions. Si vous le pouvez, pourquoi ne pas désigner un « animateur » qui introduira chaque temps, et résumera les décisions prises en conclusion. Question débit, ralentissez le rythme ! Une bonne articulation et des phrases courtes passent mieux à l’écran. Un discours long et monotone, au contraire, ennuie. Soigner également l’animation : le partage de documents et de vidéos donne du rythme. Enfin, n’oubliez pas que, même au travers d’un écran, c’est le regard qui maintient le contact. Ne vous noyez pas dans vos fichiers et vos mails.

Images et sons, des détails à soigner

Votre discours est rôdé, mais avez-vous pensé au cadre ? Tout d’abord, l’éclairage : trop direct, il éblouira vos interlocuteurs ; trop faible, ou à contre-jour, (la fameuse fenêtre derrière vous) il les fatiguera. Testez donc plusieurs “mises en scène”. Côté son, testez également votre micro, la réception et les retours : rien de plus agaçant que d’avoir un son haché alors que vous avez des choses importantes à transmettre. Enfin, révisez votre tenue. Certes, vous ne faites pas un défilé, mais certains motifs (les rayures, les carreaux) ne sont pas toujours heureux à l’écran.

Derrière l’écran, il y a toujours un pro

Vous l’aurez compris, aussi importante qu’une rencontre « physique », la web conférence, de par son caractère virtuel, impose de nouveaux codes : vous réaliserez rapidement que s’exprimer seul face sa webcam n’est pas naturel. Ne vous laissez pas impressionner ou au contraire endormir par cet intermédiaire technique. Des oreilles sont à votre écoute et ne demandent qu’à être captivées. Plus que jamais, vous devez avoir préparé votre discours et être apte à répondre aux questions éventuelles. Pour y parvenir, n’hésitez pas à vous entraîner et à vous filmer pour mieux parler en public.

Source de l’image à la Une : Flickr (Michael Coghlan)

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